Samarbeidsavtale om dei Jämt-trønderske historiedagane/dagarna
utarbetat 2007-2008
Følgjande avtale er inngått mellom
på norsk side: Foreininga Norden Trøndelag, Nord-Trøndelag Historielag og Sør-Trøndelag Historielag
på svensk side: Föreningen Norden Östersund, Heimbygda, Hembygdsförbund för Jämtlands län og Jämtlands läns lokalhistoriker och släktforskare
1.Føremål
Føremålet med dette samarbeidet er primært å arrangere dei Jämt-trønderske historiedagane/dagarna annakvart år, og annakvar gong på norsk og svensk side.
2.Organisering
Arbeidet blir leia av ein programkomité med ein representant for kvar av dei seks partane. For kvar representant blir det utsett ein personlig vararepresentant. Programkomiteen vel internt leiar, sekretær og kasserar. Sekretær er arkivansvarlig. Ordførarskapet bør sirkulere. Revisjon skal skje ved to revisorar, ein frå norsk og ein frå svensk side. Forslag på ein revisor frå kvar av dei seks partane skal meldast programkomiteen innan 1. januar det året arrangementet skal haldast. Valet på revisorar blir avgjort ved loddtrekning. Partane vedtar kvar for seg ansvarsfriheit for komitémedlemma.
Programkomiteen er ansvarlig arrangør gjennom å vedta program og ha overordna ansvar for finansieringa.
Programkomiteen har ansvar for:
planlegging av program
gjere avtalar med føredragshaldarar
budsjettering
søkje fond av overnasjonal karakter
overordna ansvar for gjennomføring
rapportering ovafor respektive foreiningar og finansieringskjelder
koordinering av marknadsføring
publisering av føredrag
langsiktig planlegging
å avgjere tid og stad for neste arrangement
For kvart arrangement er ein av dei seks partane teknisk arrangør som programkomiteen samarbeidar med. Medverkande som teknisk arrangør er eventuelt også lokale foreiningar og andre relevante instansar. Oppdraget skjer med utgangspunkt i dei rammene programkomiteen har gitt.
Teknisk arrangør har to hovudoppgåver:
å skaffe underlag for det programkomiteen skal ta avgjerd om og
å gjennomføre arrangementet reint praktisk.
Teknisk arrangør skal skaffe underlag for avgjerder om:
innkvartering
møtelokale
måltid
ekskursjonar
lokaltransport
Teknisk arrangør har ansvar for:
ta imot påmelding
ta imot betaling
gjennomføre utbetalingar
administrere arrangementet
rapportere til programkomiteen
3.Programarbeid
Under det enkelte arrangementet drøftar programkomiteen tema, tid og stad for dei neste historiedagane. Med utgangspunkt i dette og andre innspel drøftar og vedtar programkomiteen det overordna programmet for neste gang. Programutkastet må innehalde tema, namn på føredragshaldarar og tittel på føredraga i tillegg til tid og stad, og det skal liggje føre innan 1. november året før neste arrangement skal haldast. Programutkastet er eit interndokument som dannar utgangspunkt for budsjettering.
Offisielt program med prisar og deltakaravgift bør liggje føre 6 månadar før arrangementet skal haldast.
4.Økonomi
Det er felles budsjettering for arrangementet. Både på norsk og svensk side skal det finnast ein særskilt arrangementskonto som representantar for programkomiteen har fullmakt til å nytte. Deltakaravgifter og støtte skal betalast inn på ein av desse kontoane.
På grunnlag av programutkast og innhenta prisar sett programkomiteen opp eit budsjett som blir lagt til grunn for søknad om støtte frå offentlige og private kjelder.
Budsjettet må liggje føre innan 1. november året før neste arrangement skal haldast.
Programkomiteen søkjer fond av overnasjonal karakter (nordisk, svensk-norsk, anna). Partane støttar programkomiteen i dette arbeidet og søkjer i tillegg bidrag frå eventuelle andre kjelder (fylke/län, kommune, fond) etter nærare avtale med programkomiteen.
På grunnlag av innhenta prisar og tilsegn om tilskot sett programkomiteen opp eit budsjett der prisar for den enkelte deltakar, inkludert deltakaravgift, er presisert. Dette bør liggje føre 6 månadar før arrangementet skal haldast.
Rekneskap for det enkelte arrangementet blir ført av kasserar i programkomiteen. Rekneskapet skal reviderast av to revisorar, ein frå svensk og ein frå norsk side. Revidert rekneskap blir framlagt for kvar av partane.
Evt. overskot blir sett av på arrangementskonto som eit fond for neste arrangement. Evt. underskot blir fordelt likt mellom dei seks partane til innbetaling på arrangementskonto.
5.Marknadsføring
Program med påmeldingsskjema bør distribuerast til alle medarrangørar 6 månadar før arrangementet skal haldast for vidare distribusjon til medlemmer og andre interesserte. Programkomiteen bør drøfte korleis informasjon skal leggjast opp med omsyn til pressemeldingar, annonsering m.m. Alle medarrangørar har også eit ansvar for marknadsføring av programmet overfor media.
Påmelding skjer direkte til teknisk arrangør.
6.Publisering
Programkomiteen søkjer å publisere føredraga frå historiedagane, enten i eigne rapportar/artikkelsamlingar, eller i dei regionale årbøkene som allereie eksisterar. Den som gjer avtale med den enkelte føredragshaldaren, har også ansvar for å spørje om skriftlig manus og orientere om at ein ønskjer å publisere.
7.Særskilte omstende
Ved særskilte omstende som ikkje er regulert av denne samarbeidsavtalen, skal den som blir merksam på saka, orientere dei andre partane. Det må vurderast om saka er av eit slikt omfang at ho må leggjast fram for styra i dei foreiningane komitémedlemma er utgått frå.